Turne for involvering og forankring
817 Stemmer
Jernbaneverket ønsket bistand i arbeidet med å revidere mål og strategi for de neste fem årene. Ledergruppen ville involvere og nå ut til flest mulig i sin organisasjon og diskutere og skape engasjement for de nye målene. Utfordringen til samtalene og den involverende delen var å få svar på to vesentlige spørsmål; hva skal til for å nå målet, og hvordan skal vi få det til?
Kontaktpersoner
Jernbaneverket ønsket å engasjere flest mulig, og ville ha et godt oppspill til denne dialogen om fremtid og strategi. Det var også behov for en «høringsrunde» for å sjekke av, involvere og forankre arbeidet.
Strategien
Strategidiskusjoner og «høringer» er noe som få lar seg begeistre av. De fleste er ofte mest opptatt av egen hverdag i organisasjonen. På den andre siden ønsker mange en følelse av at ens eget bidrag er viktig i slike prosesser.
Jernbaneverkets 4000 ansatte er en svært sammensatt målgruppe med svært ulike oppgaver, bakgrunn og interesser.
Ledergruppen i Jernbaneverket ville nå ut til alle disse, og vår strategi ble å utvikle et konsept som gjorde det mulig å komme tett på, være relevante for «alle» og gi alle en følelse av å være viktig.
Idé
Med tre litt slitne, men sjarmerende togvogner og eget tog, kunne Jernbaneverkets ledelse rulle rundt i landet til alle kontorene. Konseptet «817 stemmer» forvandlet togvognene til en tredelt reise; fra tilbakeskuende skrytevegg, via et videorom om nåtiden til et engasjerende diskusjonsrom.
Vogn 1 var «våre siste 4 år» med utstillingsvegger og informasjon.
Vogn 2, «våre neste 10 år», hadde bl.a. video med samferdselsminister Arnstad og videokollage fra en barsk jernbanehverdag.
Vogn 3, «våre viktigste steg», var hvor diskusjoner og input til ledergruppen skjedde. Rommet ble utformet som en kommandosentral med 14 iPads, og deltakerne fikk opp spørsmål med ulike svaralternativer, og diskusjonen ble styrt av møteleder fra en «master-iPad». Systemet gjorde at diskusjonen kunne skje i sanntid og basert på de ulike svarene deltakerne ga hver for seg og samlet. I tillegg fikk jernbanedirektøren en total oversikt og alle resultatene inn på sin egen iPad.
Togturné
Jernbaneverket satte dermed ut på en omfattende togturné for å snakke med hele 817 medarbeidere fordelt mellom stoppestedene Oslo, Stavanger, Kristiansand, Larvik, Tønsberg, Sarpsborg, Ski, Jaren, Drammen, Bergen, Voss, Ål, Hønefoss, Lillestrøm, Kongsvinger, Røros, Bodø, Mo i Rana, Mosjøen, Grong, Marienborg, Støren, Dombås, Otta, Hokksund og Kongsberg!
Teknologien
En lokal server sørget for både servering av front-end, kommunikasjon mellom deltager-tablets, fasilitator-tablet og databaser, samt visning av sanntids resultater via prosjektor koblet direkte til serveren. Alt er basert på webstandarder, slik at oppdateringer og endringer kunne gjøres raskt ved behov.
Resultater ble lagret lokalt, og sendt til lagring i skyen når det fantes tilgjengelig 3G/4G-dekning. Mobilsignaler var relativt sjeldne inne i denne gamle togvognen, så en lokal server var nødvendig for å sikre oppetid, i tillegg til å sørge for en sømløs opplevelse av undersøkelsen siden timing var en essensiell del av utførelsen.
Resultater
Vi lyktes i å skape en deltakende, involverende og engasjerende opplevelse for de ansatte. Den fungerte over all forventning og tilbakemeldingene har vært svært positive. Ikke bare ble de positivt overrasket over hva de fikk være med på, men de opplevde også at dette var en prosess som tok dem og deres meninger på alvor. Ledergruppen sitter nå på verdifull innsikt i hvor utfordringene ligger, hvor de gode historiene finnes og konkrete ideer til løsninger. Og de ansatte har fått bekreftet at ledelsen virkelig mener involvering når de sier det.
