Tre tips til årsrapporten

Stresser du med å få ferdig en årsrapport som ingen kommer til å lese? Gjort riktig kan tallene du presenterer få folk langt utenfor styrerommet interessert i hva virksomheten din har fått til det siste året.

De fleste årsrapporter er skrekkelig kjedelig å lese, men slik trenger det ikke være. Alt dere har fått til det siste året bør være gøy for de ansatte å fortelle og spennende for de utenfor å lese. Når årsrapporten både kan brukes til å bygge omdømme og intern stolthet, fortjener den ikke å gjemmes i en skuff så fort det er satt to streker under det endelige årsresultatet.

Om du er godt i gang med rapporten for fjoråret, eller gruer deg til å begynne, er det noen grep du kan ta for å gjøre de tørre tallene mer spiselig.

Vi i Dinamo har vært med å lage flere prisvinnende årsrapporter. Felles for dem alle, er at innholdet presenteres på en oversiktlig og lettlest måte. I denne artikkelen har vi samlet tre tips fra de vi spør først når et nytt oppdrag tikker inn.

John Rørdam: Fortell historien bak tallene

Seniorrådgiver og kreatør

La oss starte med det viktigste: språket. Mange tenker at tekst i en årsrapport må være veldig formell. Da blir språket ofte stivt og vanskelig, og teksten tung og uleselig. Det finnes flinke folk som viser deg hvordan du smidig kan hoppe over de vanligste fellene. Les denne teksten fra Rune Wikstøl eller kos deg med Språkrådets klarspråk-side.

Tall og redegjørelser kan være interessant, men vi pleier å anbefale å lete etter journalistiske vinklinger der det er mulig å fortelle historier knyttet til det tallene viser. Vi er vant til å lese artikler, ikke årsregnskap og årsberetninger. Historiefortelling øker sjansen større for at flere får med seg det du prøver å formidle.

I årsrapportene vi har laget for Sporveien, introduserer vi hvert kapittel med en artikkel der vi forteller en historie fra driften. Det setter anslaget for det virksomheten vil fortelle i denne delen av rapporten.

Det som skulle bli en strak vei ut av pandemien, ble en humpete vei i lettelser og restriksjoner. Vi åpnet Sporveiens årsrapport for 2021 med artikkelen «Berg-og-dalbane-året», som beskrev situasjonen for kollektivselskapet det siste året. Foto: SMFB Dinamo.

Finn historier som sier noe om det dere har fått til i året som har gått, der du også får sagt noe om veien videre. Bruk de ansatte som kilder, gjerne de som ikke sitter i ledergruppa. Ikke bare fordi det bygger intern stolthet, men også fordi du får vist fram flinke folk og deler av virksomheten som ellers ikke får så mye oppmerksomhet.

Har du ikke en ressurs på huset som kan skrive, ville jeg ha lagt litt penger i en frilanser eller et byrå til å gjøre jobben for deg. Gode bilder er også viktig, ikke bare i artiklene. De bryter opp teksten, gir leseren en pause og bidrar til en rikere historiefortelling.

Artiklene kan brukes på nettsider, nyhetsbrev eller i SoMe, og lenkes til årsrapporten. Har du en virkelig god historie, med en god case og funn som kan hektes på noe aktuelt, kan du skrive om saken til en pressemelding og prøve å få et oppslag på det.

KOM24: Sporveien og SMFB Dinamo vant gull for beste årsrapport.

Marthe Tetlie: Vis fram tallene

Grafisk designer

Det er tre ting du skal unne årsrapporten din: foto, farger og store tall. Det bryter opp lange bolker med tekst og gjør rapporten lett å lese.

Vi har det travelt når vi leser og skummer over sidene, kanskje spesielt når vi sitter med tørre årsrapporter i hendene. Når du blåser opp tall, helst i en annen font enn brødteksten, gir de en smakebit på hva som venter og gjør det enklere å dykke ned i teksten. Visuelle brudd gjør at vi både leser raskere og får med oss mer av det som står der.

Hvilke tall du velger å gjøre større kommer an på hva du vil fortelle leseren av rapporten. Alle virksomheter har nøkkeltall som fortjener ekstra oppmerksomhet og som er relevante for leseren. Men, de tallene som er viktig for dere internt er kanskje ikke de mest spennende for oss andre? De mest interessante tallene finner du når du greier å se virksomheten utenfra.

Tre ting gjør rapprten din lettere å lese: foto, farger og store tall. Ved å framheve nøkkeltall hjelper du leseren med å få med seg det du vil fortelle, som i denne rapporten for ROAF. Foto: SMFB Dinamo.

Et annet grep for å gjøre tallene mer interessante, er å vise endring over tid. I stedet for å kun vise tallet for året som har gått, sett det inn i en graf med tiårsintervaller. Det er en fin måte å vise utvikling på.

Det er også lurt å være i tida. Rapporter på likestilling og bærekraft, og framhev hva dere gjør på disse områdene. Det leder meg over til et annet tips: vær ærlig. Transparente årsrapporter som også viser det som ikke er bra, der dere er åpne om hva dere kan forbedre dere på, er mer troverdige. En årsrapport skal ikke bare ramse opp alt dere har fått til, den skal også si noe om mål for framtiden.

Du får mye igjen for å lage ordentlige grafikker, derfor bør du legge en del arbeid i visualiseringer. Du kan animere dem, og de kan tas ut i andre flater, som i Power Point-presentasjoner eller i sosiale medier. Om du gjør det, kan du eksemplifisere hva tallene betyr ved å sammenligne med en størrelse folk har et forhold til. Det er en enkel måte å få folk til å forstå omfanget av resultatene deres.

Fred Manskow: Lag lekne grafer

Seniordesigner og -utvikler

Når tekstene er skrevet og designelementene foreligger gjenstår det å sette det hele sammen. Mange velger i dag å lage årsrapporter digitalt – enten i form av en PDF man kan distribuere til de som skal lese den, eller i form av en nettløsning. SMFB Dinamo har levert digitale årsrapporter for Standard Norge, Norsk Tipping og Enova, og er i gang med å utvikle grunnlaget for årets rapportproduksjon for blant andre Norsk Tipping m.fl.

Uansett hvordan du tenker å distribuere rapporten din, finnes det et rikt utvalg av gode verktøy for visualisering av tallene som er sentrale i en rapport. Hvordan var årets resultat sammenlignet med foregående år? Hvordan fordeler antall ansatte seg over ulike lokasjoner? Er det en korrelasjon mellom omsetning og antall deltakere?

De aller fleste av oss ble godt kjent med et system som heter Highcharts i perioden hvor vi daglig sammenlignet smittetall i Norge og Sverige. SMFB Dinamo har i flere år brukt nettopp Highcharts i arbeidet med grafer til årsrapporter.

Det krever riktignok en utviklerlisens og litt forkunnskap, men er så godt dokumentert at selv en novise bør klare å lage gode, brukervennlige fremstillinger.

Case: Digital års- og samfunnsansvarsrapport for Norsk Tipping.

Google og Microsoft har lignende verktøy i sine porteføljer, og det finnes en rekke andre systemer som kan brukes, det være seg til nettløsningen din eller til en PDF eller presentasjon.

Denne typen verktøy genererer grafer som er interaktive – det vil si at du kan se mer detaljer når du beveger pekeren over en kolonne, velger et spesielt segment eller ekspanderer en tidsperiode. Dersom du ikke har tid, kapasitet, kunnskap eller kontakter som kan lage interaktive grafer er det mye å hente fra noe så enkelt som et skjermbilde av en pent utformet graf fra Microsoft Excel.

Poenget er – tallenes tale er viktig når du skal rapportere.

Ta kontakt

Om du ser allerede nå at det blir vanskelig å nå deadline, er det ingen skam å be om assistanse. Vi SMFB Dinamo kan trå til på hele eller deler av årsrapporten, både på papir og digitalt.

Lykke til med rapporteringen!

Illustrasjonen øverst er laget av Rune Markhus for Sporveiens årsrapport for 2021.

Kontaktpersoner

smiley

Takk for at du meldte deg på Dinamonday. Faglig hilsen fra oss i Dinamo!