Hvordan lykkes med digitale arrangementer

Etter en lang periode med nedstenging og hjemmekontor er samfunnet igjen på vei mot normale tilstander. Med på lasset har vi økt digital kompetanse og et sett med nye verktøy og metoder som vil prege hverdagen vår også etter pandemien. Et av disse er digitale arrangementer.

Digitale arrangementer er ikke et nytt fenomen, men nedstengingen har ført til at flere har sett hvilke unike muligheter denne kommunikasjonsformen har. De største SoMe-kanalene har også forenklet verktøyene og prosedyrene for gjennomføring av slike arrangementer. I tillegg har det kommet rimelige utstyrspakker slik at du ikke trenger en stor teknisk rigg til gjennomføringen.

Hva er et digitalt arrangement?

Et digitalt arrangement kan være alt fra én person som livestreamer til Instagram fra sin egen telefon, til en stor flerkameraproduksjon med programleder og gjester i studio. Felles for disse er at arrangementet sendes live og at seeren har mulighet til interaksjon på et eller annet vis. 

Store fordeler og lave kostnader

Under nedstengingen ble digitale arrangementer ofte brukt som substitutt for fysiske seminarer, men mange oppdaget raskt at mediet rommer større muligheter. Et digitalt arrangement krever ingen reisetid og kan ha deltakere fra hele verden. Det er heller ingen plassbegrensninger eller kostnader forbundet med leie av lokaler. Innleide foredragsholdere trenger heller ikke være samlokalisert med resten av produksjonen. Dette muliggjør små produksjonskostnader og kort planleggingstid.

En enkel videomikser og en monitor øker produksjonverdien betraktelig og er så enkelt å bruke at det kan gjøres selv med munnbind (fra offentliggjøringen av arkitektkonkurranse for Museene i Akershus)

Live innhold trumfer statisk

De som følger mennesker eller virksomheter i sosiale medier er alltid på jakt etter unikt innhold. Desto ferskere innhold du kan servere, jo mer verdifullt er det. Er man inne på en SoMe-kanal og ser at noen sender live, er det vanskelig å la være og sjekke det ut.

Livesendinger gir oss en følelse av å være til stede når noe viktig skjer. Det apellerer til gruppefølelsen vår og gjør at vi føler oss inkluderte. FOMO – Fear of missing out – er et fenomen som rammer mange. Ser du at en du følger på Instagram sender live nå, er det ikke sikkert at du klarer å la være og titte innom. 

En teleprompter er en transparent glassplate foran kameraet som tekst projiseres på. Dette gjør at innleggsholderen kan se rett i kameraet og samtidig lese manus.

Har du et publikum som ønsker å høre fra deg, for eksempel følgere på Linkedin, Instagram eller Facebook, kan du heve deg over bakgrunnsstøyen med en live-sending i ny og ne. SoMe-kanalene prioriterer live-innhold fremfor statisk. Dette gjør at notifikasjoner til følgerne dine har større sjanse for å bli sendt og mottatt.

Hvordan komme i gang

Å streame live fra telefon eller PC direkte til Facebook, Instagram eller Youtube koster i dag ingenting. Alt nødvendig utstyr har du allerede, men om du investerer i en god mikrofon og litt lys kan du øke produksjonskvaliteten betraktelig.

For en frisør med følgere på Instagram, kan dette være alt du trenger. Sett telefonen på et stativ foran kunden (som har samtykket til å bli filmet), klipp og prat i vei. Det er en enkel måte å levere innhold til følgerne, og de vil garantert øke i antall. 

Slike sendinger kan gjøres spontant, særlig på Instagram. Instagram sender notifikasjoner til alle følgere dersom en live-sending starter. Seer-interaksjonen er begrenset, men tilpasset det handholdte mediet.

For digitale seminarer med en eller noen få innleggsholdere kan det samme oppsettet fungere. Har du i tillegg en moderator som følger strømmen på PC, kan spørsmål og kommentarer fra publikum besvares live. Facebook, Youtube, Vimeo Live og Linkedin Live er mer egnede kanaler for slike sendinger. Facebook og Youtube er åpne og gratis å bruke. Vimeo Live og Linkedin Live er betalingskanaler eller krever søknad.

En ekstra fordel med de siste kanalene er at man ikke trenger strømme til en sosial mediekanal. Videostrømmen kan her inkluderes på en egen kampanjeside som man selv kontrollerer. Microsoft Teams kan også gjøre noe tilsvarende med Live Events. Strømmen blir da levert gjennom en sertifisert tredjepart, som Hive, eller liknende.

Live streaming
Med et litt mer avansert opplegg kan man ha innleggsholdere fra Teams eller liknende plattformer.

Større produksjoner

For en mer profesjonell løsning anbefaler vi en enkel flerkameraproduksjon med programleder og paneldebatt. Av erfaring ser vi at en samtale mellom to eller flere personer gjerne blir mer interessant enn en monolog etter manus. Særlig dersom innleggholderen er nervøse eller ikke er så gode på formidling. 

Spørsmål fra seerne kan tas imot av en moderator, supres på videobildet og besvares direkte av paneldeltakerne. Her fra IMDi, Integrering- og mangfoldsdirektoratets sendinger i forbindelse med den nye integreringsloven.

Ved en flerkameraproduksjon trenger man, i tillegg til flere kameraer og mikrofoner, en videomikser. Denne gjør at man kan klippe mellom kameraene i sanntid. Til en slik videomikser kan man også koble en PC. Slik kan man klippe inn slides fra innleggsholderens presentasjon. Man kan også legge navnesupere, grafikk og spørsmål fra publikum direkte på videobildet slik man er vant til å se på TV ved bruk av videomiksere.

Navnesupring og annen grafikk blir produsert i henhold til din profilmanual og brukes både i opptak og på direktesendinger.

Åpne eller lukkede arrangementer

En fordel med de betalte løsningene har (Vimeo Live, etc.), er at arrangementene kan lukkes for alle andre enn inviterte. Dette er en særlig fordel dersom man behandler et ømtålelig tema eller ønsker å ta betalt for arrangementet. Lukkede arrangementer passer også bra for kickoffs eller interne seminarer i større virksomheter med spredte lokaliteter. Løsningene lar deg sette opp arrangementet på forhånd. Da får du en egen arrangementsside med nedteller. URLen til denne sender du så ut til de inviterte.

Kombiner det fysiske arrangementet med live streaming

Fysiske arrangementer har fremdeles sin plass og sine fordeler, men hvorfor ikke kombinere de to formene? Da har man mulighet til å nå et mye større publikum. I tillegg sitter man igjen med et opptak av arrangementet som kan deles videre i sosiale medier. På denne måten mer enn dobler du effekten av investeringen din. I tillegg fyller du opp mediearkivet med klipp og snutter du kan bruke i sosiale medier i lang tid fremover.

Kontaktpersoner

1

Relaterte saker

Se flere Dinamonday

Tjenester

Tjenesteområder

smiley

Takk for at du meldte deg på Dinamonday. Du hører fra oss annenhver mandag.